Writing a German Résumé

Germans have different expectations when it comes to composing or evaluating a résumé.

Major Differences in the German Recruiting Process

In Germany, job applicants put more emphasis on specific qualifications, and less on general personality traits. Employers are not very interested in “well-roundedness;” rather, they look for certified competence in a particular area. That puts liberal arts students into an awkward position. German employers simply don't know what to make of an Art History major who wants to take a temporary job in an accounting firm before going on to medical school.

They may neither know what the Ivy League is nor know which university is more prestigious than another. In Germany, where you went to school is largely irrelevant. That makes some sort of mediator — either personal contacts or an organization — all the more important.

Note that the form of German résumés is changing somewhat. Handwritten résumés, once required, are now considered old-fashioned. Read more about what is appropriate.

You might find it useful to read about The German Workplace

This information is meant to provide only a model from which you can work. You will need to adapt everything to your own circumstances. Be sure you have a native-speaker proofread. As with any job application, carelessness will disqualify you.

Know your terminology

If you announce your GPA as 3.89, a German will think that you are a very poor student. German grades run from 1 (best) to 5 (insufficient) and even 6 (abject failure). You might work out a meaningful conversion. Note also that you should mark the decimal with a comma.

Consult a native speaker about the German terms you select. A dictionary alone is not enough and can often lead to head-scratching howlers. What both German and American employers share is the demand that you put care and effort into your application.

It might be helpful to look first at the English site alec.co.uk, then the Karriereberatung.

What to include—and what to leave out

The German definition of “personal information” is also different. Forms may ask for birth date, marital status and perhaps even your religious affiliation — although that last piece of information is optional. Including a picture with your application is customary. On this page, you will see an example of a “narrative résumé” that even contains information about parents, etc. In the U.S., such points are unusual, if not outright illegal.

On the other hand, German employers are much less interested in your rock-climbing accomplishments, unless they bear some relevance to the position. You need to use some common sense here and not hide your light under a bushel. An employer willing to hire a foreigner is also willing to accept some peculiarities. Make sure you address your language competence.

Keep in mind that Germans might well infer something different from what you intend to say with certain kinds of information. An American will point proudly to past menial jobs as evidence of flexibility and a willingness to work hard, no matter what the task; a German might see the same job as evidence of lack of direction or ambition. If you want to mention waiting on tables or working as a lifeguard, make it clear that these were “Ferienjobs,” “Schülerjobs,” or “Studentenjobs.”

Parts of the Résumé (“tabellarisch”)

[Note: “ggf.” = “gegebenenfalls” = “if applicable”]

  1. Persönliche Daten
    Vor- und Zuname
    Geburtsdatum und Ort
    Religionszugehörigkeit (muss nicht sein = “not obligatory”)
    Familienstand, ggf. Zahl und Alter der Kinder
    ggf. Name und Beruf des Ehepartners (muss nicht unbedingt sein)
    Staatsangehörigkeit (aber nur, wenn diese ausländisch ist)
  2. Schulausbildung [Note: “Schule” is elementary or secondary school. This section is probably not applicable to you]
    besuchte Schulen (Typen)
    Schulabschlüsse [here you would probably put (in English) “high school diploma”]
  3. Ggf. Berufsausbildung [This section is probably not applicable to you]
    Art der Berufsausbildung
    Ausbildungsfirma/-institution, eventuell mit Ortsangabe
    Abschluß, eventuell mit Hinweis auf besonderen Erfolg
  4. Hochschulstudium [Note: “Hochschule” is post-secondary school, such as a university].
    Fach/Fächer [perhaps something like: “Studium generale mit Hauptfach Chemie, Nebenfach Deutsch”)
    Name/Ort der Universität oder Fachhochschule
    Schwerpunkte [You would probably combine this with the next two categories by saying: “Studienbeginn 2010, voraussichtlicher Abschluss (Bachelor of Arts Diplom) Juni 2014.”]
    Thema der Examensarbeit [You could conceivably mention an honors thesis here]
    Art der Examina [This section is probably not applicable to you]
  5. Ggf. Berufspraxis
    Berufsbezeichnung, Position, eventuell Kurzbeschreibung
    Arbeitgeber mit Ortsangabe
  6. Ggf. berufliche Weiterbildung: alles, was der Berufspraxis genützt hat
  7. Ggf. außerberufliche Weiterbildung: z.B. nachgeholter Schulabschluß - aber aufgepasst bei anderen Kursen: Fremdsprachen ja, aber Psycho- oder Astrokurse an der VHS? (Welches Bild entwerfen Sie möglicherweise von sich?)
  8. Besondere Kenntnisse: z. B. Fremdsprachen, EDV, Führer- und andere Scheine, aber auch hier Vorsicht und Überlegung, welches Bild Sie von sich abgeben [i.e. you might leave out your expertise in astrology].
  9. Sonstiges/Hobbys (gerne künstlerisch): Ehrenamtliches und/oder soziales Engagement, selbst Sport (wichtig), sogar politisches (nur die richtige Richtung muss es natürlich sein). Hier alles gut überlegen, es sollte irgendwie zu Ihnen und Ihrer Bewerbung um den speziellen Arbeitsplatz passen. Hier kann auch noch eine kleine Botschaft, Erklärung etc. untergebracht werden, wenn Platz ist und Sie eine gute Idee dazu haben (und sich damit nicht noch zu guter Letzt schaden).
  10. Ggf. Sonderinformationen über Auslandsaufenthalte während der Schulzeit/Berufstätigkeit, ggf. Praktika/Aushilfstätigkeiten/Neben- und Ferienjobs usw.
  11. Ort, Datum, Unterschrift: keine Grußformel, Erklärung, Versicherung etc.
    Ziffern 2. bis 7.: alle Informationen möglichst mit Zeitangaben Reihenfolge: im Zweifelsfall chronologisch

You will of course also need to send a cover letter with your résumé.

Sample résumé

Here is an example of a “narrative résumé.” It would now be considered inappropriate for a job application, but it might be expected certain kinds of exchange programs:

Lebenslauf: Alfred Neumann
Am 2. Mai 1972 kam ich als drittes Kind der Eheleute Dr. Dietrich und Anneliese Neumann in Tiengen/Oberrhein zur Welt.
Nach dem Besuch des Kindergartens wurde ich 1978 in die katholische Grundschule unseres Wohnortes Waldshut eingeschult.

Im Jahre 1982 setzte ich meine schulische Laufbahn am erzbischöflchen St. Ursula Gymnasium in Schaffhausen fort, das ich 1992 mit dem Abitur (1,7) verließ.

Seit dem Wintersemester 1992/93 studiere ich Amerikanistik an der Bonner Friedrich-Wilhelms-Universität.

Mein Vater, Dr. Dietrich Neumann, arbeitet als Regierungsdirektor im Bundeswirtschaftsministerium, und meine Mutter Anneliese ist Lehrerin an der Grundschule in Walberberg.

Die Geschwister befinden sich beide noch im Studium. Mein Bruder Rolf (27) schließt gerade sein Maschinenbaustudium an der Technischen Hochschule in Aachen ab; meine Schwester Gisela (25) studiert in Kassel Städteplanung.